Чек-лист: что это такое и как его правильно составлять

Чек-листы используются ежедневно и повсеместно. Контрольные списки помогают не забыть купить кетчуп и даже посадить горящий самолет. Как составить хороший чек-лист?

Суть чек-листа и для чего он нужен

Что такое чек-лист? По определению Checkify, чек-лист, или контрольный список, — это перечень задач или целей, которые необходимо выполнить. Проще говоря, чек-лист — это список шагов, которые нужно предпринять для решения задания.

Как разъясняет EdrawMax, контрольный список — это список вещей, процессов или процедур, которые можно проверить и изучить. По сути, чек-листы — это шаблоны, предназначенные для выполнения операций, проверки набора критериев или компиляции данных организованным и структурированным образом.

Их можно использовать в любой сфере, например, для приготовления блюда дома можно составить список продуктов. Строгие и формальные контрольные списки используют и в профессиональной деятельности. Например, их широко применяют в гражданской авиации на каждом этапе от предполетной подготовки до посадки. Это помогает пилотам среди потока информации и множества процессов, которым нужно уделить внимание, ничего не забыть.

Как выглядит чек-лист? Чек-лист, как правило, выглядит как большой нумерованный или маркированный список с заголовком. Элементами списка могут быть этапы рабочего процесса, перечень вопросов или список вещей для покупки. Элементы разбивают по разделам или добавляют субэлементы, вроде подзадач или разъяснения процесса. При этом сам контрольный список может быть оформлен в любой форме, но важно, чтобы проходящий его человек мог отмечать выполненные элементы списка.

В чем польза и недостатки чек-листов

Контрольные списки преимущественно полезны, ведь все что-то забывают и совершают ошибки. Однако их преимущества раскрываются только при ответственном подходе к этапу составления чек-листа. Ресурс ACCA Global к преимуществам чек-листов относит такие моменты:

1. Помогают вспомнить, что нужно сделать.
2. Позволяют точно следовать контрольному списку, чтобы без ошибок выполнить поставленную задачу.
3. Дают возможность адаптировать список к своим обстоятельствам и психологии.
4. Конкретизируют шаги на пути выполнения задачи и цели.
5. Облегчают делегирование задач.

В то же время чек-лист — это не абсолютная панацея от забывчивости, и даже строгое следование ему необязательно приведет к положительному результату. У контрольных списков есть ряд недостатков, связанных с человеческим фактором:

• Чек-листы составляются людьми или только одним человеком. Поэтому есть вероятность, что они будут неполными.
• Некоторые сотрудники находят длинные контрольные списки демотивирующими, раздражающими или отвлекающими.
• Контрольный список может снизить внимание ложным чувством безопасности, что мешает увидеть общую картину.
• Контрольные списки состоят из пунктов или заголовков, но не указывают на взаимосвязь элементов, поэтому бывает невозможно определить очередность, согласно которой пункты должны выполняться. Есть риск того, что нужный порядок действий будет нарушен.
• Чек-листы не говорят, достигнет ли выполняющий его целей и не гарантируют полноценное выполнение задач.

При составлении чек-листа следует учитывать временные затраты. Не стоит тратить полчаса на составление контрольного списка для разовой двадцатиминутной задачи. Процесс составления чек-листов должен соответствовать процессам, которые он будет сопровождать.

Виды чек-листов

Невозможно перечислить все виды чек-листов. Каждый человек может придумать свой вид контрольного списка для необходимых ему потребностей. В то же время Template выделяет самые распространенные виды чек-листов:

• Бухгалтерский. Бухгалтерский контрольный список — инструмент, который помогает держать финансы в порядке. Это полезно для всех видов бизнеса, а также при контроле за семейным бюджетом.
• Кампании. Контрольный список кампании необходим для отслеживания задач и требований мероприятия или процесса. Будь то маркетинговая или политическая кампания, контрольный список помогает повысить эффективность и организованность при достижении целей.
• Ежедневный. Простой, но практичный инструмент, который поможет оставаться в курсе повседневных потребностей и задач от покупок в магазине до звонков или похода к парикмахеру.
• Список событий. Это полезная форма для планировщиков и организаторов мероприятий. Чек-лист поможет отслеживать поставщиков, требования к мероприятию и другие напоминания.
• Юридический. Такой контрольный список помогает не только юристам. С его помощью можно отследить, выполнены ли все требования для подачи иска в суд или нет ли рисковых пунктов в договоре.

Часто чек-лист выручает путешественников. Неплохо заранее написать на бумаге перечень всех вещей, которые необходимо взять с собой, и составить перечень обязательных действий перед отъездом (выбросить мусор, перекрыть воду).

Как правильно составить чек-лист

Как пишется чек-лист? Домашние контрольные списки можно писать как угодно. Для создания перечня серьезных процессов необходимо придерживаться определенных правил. О таких ключевых моментах рассказывает EdrawMax:

1. Создавайте простые описательные пункты. Каждый пункт должен быть максимально доступным для восприятия и использования, ограничиваться лишь описанием, без обобщений, оценок, выводов. Создавайте простые шаги, которые доступно и понятно напоминают пользователю, что нужно сделать дальше.
2. Организуйте элементы по категориям. Создайте разделы контрольного списка, над которым работаете, сгруппировав пункты в группы. Это поможет быстро переключаться между различными частями и мгновенно находить то, над чем работаете на данном этапе.
3. Сделайте каждый элемент четким, ясным и выполнимым. Разбивка на более мелкие задачи значительно упрощает работу с контрольным списком. Когда позиции в чек-листе размыты или неопределенны, отмечая галочкой очередной выполненный пункт, нельзя на 100% быть уверенным, что выполнили задачу именно так, как нужно.

Важно учитывать, что подготовка и создание действительного хорошего и полезного контрольного списка — это растянутый во времени процесс. Не составляйте чек-лист за один раз. По мере создания чек-листа будут появляться все новые и новые идеи, которые можно включить в конкретный контрольный список. Дайте почитать чек-лист кому-то другому и убедитесь, что все его формулировки просты и понятны.

Правильно составленный чек-лист поможет реализовать все предусмотренные этапы любого процесса. Хороший список должен состоять из максимально простых, понятных и выполняемых элементов. Если составляли список не сами, а используете уже готовый, убедитесь, что понимаете все его пункты, а только потом приступайте к выполнению.