Как научиться делегировать задачи и почему это так важно

Для эффективной работы нужно уметь делегировать задачи. Это значит, нужно доверять часть задач кому-то другому. Как это делать, объяснили психологи Виктор Липман, Донна Уайт и Мелоди Уайлдинг.

Что такое делегирование

Что значит делегировать задачи? Это значит доверить часть рабочих заданий и полномочий коллеге, который ниже по должности. То есть передать часть работы и обязанностей кому-то другому из команды.

С этим сталкиваются люди, у которых есть подчиненные. Навык делегирования особенно необходим специалистам уровня middle и senior.

Делегирование — это не просто распределение рабочих задач согласно должностным инструкциям. Это передача задач, которые должен выполнить руководитель, подчиненному. Например, глава должен встретиться с партнерами и представить компанию. Для этого ему нужно подготовить речь и презентацию. В таком случае он может делегировать создание презентации коллеге, тем временем лично продумать свою речь.

Какое главное правило делегирования? Главное правило состоит в том, чтобы делегировать не только обязанности, но и полномочия, необходимые для выполнения поставленных задач.

Зачем делегировать задачи

Делегирование — инструмент развития команд, укрепления отношений, передачи ответственности тем, кто ближе к выполняемой работе. Это имеет решающее значение в успехе управления, а самому руководителю помогает избежать выгорания и сосредоточиться на приоритетных задачах.

Почему важно делегировать задачи? Делегирование — это не признак слабости, а признак ума. Это позволит быть менее напряженным и более продуктивным, даст возможность более эффективно использовать рабочее время и достигнуть более высоких результатов, объясняет консультант по психическому здоровью Донна М. Уайт.

Делиться задачами важно не только для руководителя, но и для других сотрудников. Это помогает им получать новые навыки, расширять профиль своих работ, становиться более уверенными в себе и учиться нести ответственность за общий результат.

Если руководителю удается успешно делегировать задачи, значит компания будет эффективной даже в экстренных ситуациях, например, если кто-то ушел в отпуск, на больничный или уволился. Команда, которая умеет работать сообща, справляется с любыми вызовами общими усилиями.

Когда нужно делегировать и почему не всегда это удается

Если очередная задача не помещается в график руководителя, пора заняться делегированием. Это приведет к успеху, если кто-то из сотрудников может выполнить задание хотя бы на 70% от желаемого результата. То есть не нужно ждать идеального кандидата, искать того, кто безукоризненно справится с просьбой. В таком случае все задачи придется выполнять самому. Не ждите совершенства, пробуйте и работайте с командой.

Почему нам сложно делегировать задачи? Консультант по психическому здоровью Мелоди Уайлдинг пишет, что это большая проблема для перфекционистов. Они уверены, что никто не может выполнить задачу так, как они сами.

Есть еще несколько проблем:

1. Время. Многие считают, что потратят больше времени на объяснение задачи, чем на ее выполнение.
2. Страх неудачи. Перфекциониста преследует страх, что другие все испортят, сделают не так, как нужно и придется переделывать.
3. Гордость. Самолюбие может не позволить делегировать задачи кому-то другому. Сработает «Люди подумают, что я не справляюсь со своими обязанностями».

В сериале «Как избежать наказания за убийство» (2014–2020) адвокат Аннализа Китинг (Виола Дэвис) доверяет молодым помощникам важные задачи. Хотя она сомневается в них, и студенты не всегда хорошо справляются с задачами, но все же совместными усилиями они выигрывают сложные и безнадежные дела в суде.

Как научиться делегировать задачи

Как правильно делегировать? Психолог Виктор Липман советует использовать такие четыре правила:

1. Поставьте понятную цель. Скажите конкретно, что должен сделать сотрудник. Не «поговорить с подрядчиком», а «назначить дату выполнения работ подрядчиком и цену проекта». Не «обновить мебель в офисе», а «заказать два новых компьютерных кресла». Конкретный запрос дает конкретный результат.
2. Определите зоны ответственности. Если на выполнение задачи назначают нескольких сотрудников, важно разделить их задачи и ответственность, потому что на запрос «Вы трое занимаетесь организацией ивента» никакого ивента не получите. Каждый должен получить конкретное задание.
3. Установите четкие сроки. Не «как можно скорее», не «на вчера», не «несколько дней». Задача должна быть выполнена «до 10:00 в понедельник», «не позже 18:00 в пятницу». Строгий дедлайн помогает сконцентрироваться и избежать криков «Где отчет, который я просил? Чтоб через 10 минут был у меня на столе!».
4. Убедитесь, что все правильно понимают поставленную задачу. Трудности общения и понимания иногда становятся серьезной проблемой. Важно быть готовым к вопросам и обязательно сказать сотрудникам, чтобы не стеснялись спрашивать. Никто не умеет читать наши мысли, поэтому важно наладить коммуникацию и приложить усилия, чтобы правильно понять другого человека.

Делегировать задачи может быть нелегко, но этому можно научиться. Главное не бояться, что кто-то нарушит планы, и правильно ставить задачи.

Делегирование — это искусство делиться задачами, ответственностью и полномочиями с коллегами. Такое распределение полезно как для руководителя, так и для подчиненных, а также для компании в целом. Ставьте задачи четко, не бойтесь, что задания не будут выполнены, и доверяйте людям, с которыми работаете.