Что такое смета, как ее составлять и для чего

Для оценки будущих работ и услуг составляют сметы. Цифры на бумаге должны соответствовать реальными затратами. Разберемся, что в себя включает смета, для чего нужна и как сделать правильные расчеты.

Что такое смета?

Смета — это плановый расчет будущих расходов, необходимых для осуществления определенного вида деятельности. Чаще всего сметы применяются в строительстве и при расчете затрат на содержание различных организаций. При этом не следует путать смету и бюджет, так как последний содержит одновременно статьи доходов и расходов за определенный период. Смета составляется тогда, когда необходимо учитывать только предстоящие расходы.

Что входит в состав сметы? Издание Chron рекомендует при составлении сметы всегда принимать во внимание четыре обязательные составляющие. К ним относятся накладные расходы, затраты на материалы и рабочую силу. Последняя и самая сложная часть, которую следует заложить в расходы клиента — чистая прибыль исполнителя.

Для создания лучшей цены первые три показателя без снижения качества уменьшить достаточно сложно. Работать с низкой прибылью или в убыток нет смысла. Поэтому пункт определения прибыли считают самым сложным при составлении сметы.

Не забывайте учитывать накладные расходы, то есть те расходы, которые прямо не связаны с выполнением конкретных работ, но идут на обеспечение функционирования бизнеса в целом.

Какие есть сметы? Среди смет можно выделить основные четыре типа. Они зависят от того, насколько широко охватывается предмет сметы:

• Локальная. Такая смета основывается не конкретной документации и рассчитывается на каждую отдельную работу в рамках единого проекта, также используется для расчета стоимости конкретного этапа реализации проекта.
• Объектная. Объектная смета объединяет итоги всех локальных смет по проекту. Фактически отражает основные затраты по реализации проекта.
• Сметный расчет на отдельные виды затрат. Сюда вносятся все затраты, непредусмотренные основными сметами, например, на получение разрешений или оформление внешних документов по проекту.
• Сводная. Такая смета подводит итоги по всем локальным, объектным сметам и сметным расчетам на отдельные виды затрат.

Важное место в составлении сметы принимает сметчик. Это работник, в обязанности которого входит расчет предстоящих расходов и доходов. Сметчик должен хорошо разбираться как в финансовой, так и в практической стороне вопроса реализации проекта. Например, в строительстве сметчик должен объединять в себе экономиста и инженера, не только рассчитывать стоимость материалов и работ, но понимать, где можно их минимизировать без риска снижения качества конечного результата.

Как составить смету

Хотя сметы наиболее распространены в сфере строительства, такой документ стоит создавать в любой сфере, связанной с выполнением работ. Хорошо составленная смета поможет продемонстрировать профессионализм и серьезный подход к выполнению задания заказчика.

Составление сметы — трудоемкий процесс, который требует полного понимания дела и определенного опыта. При этом с составлением сметы лучше не затягивать, чтобы не потерять клиента. Как составлять смету? WikiHow предлагает для этого сделать 5 основных шагов:

1. Определите задачи. Прежде чем провести расчеты и выдать смету, следует понять, чего хочет заказчик. На этом этапе задавайте много вопросов. Учитывайте, что часто клиент не имеет понимания того, что входит в работу и как она выполняется, он имеет представление только о желаемом конечном результате. Во многих профессиях этот этап требует непосредственной встречи с клиентом, например, для оценки состояния комнаты, в которой будет проводиться ремонт.
2. Определите время выполнения работ. Хотя определить срок выполнения с большой точностью практически невозможно, старайтесь дать максимальное реалистичное приближение. От времени выполнения работ зависит конечная цена. Если работа зависит от третьих лиц (поставка материалов, субподрядчик) или внешних факторов (погода), обязательно сделайте поправку на задержки.
3. Решите, нужна ли помощь. Определите, сколько специалистов требуется, чтобы выполнить задачу. Если работаете сами, подумайте, нужен ли помощник, а если имеете сложившуюся команду, то определите, не понадобятся ли субподрядчики. Наиболее частая причина привлечения сторонней помощи — желание клиента закончить работу в более сжатые сроки.
4. Уточните, какие материалы необходимы. Предоставьте клиенту максимально приближенную калькуляцию по необходимому объему материалов и их стоимости. Не выбрасывайте старые сметы с ценами, они помогут сориентироваться в будущем. Учитывайте при подсчетах необходимые инструменты, которых не имеете: их можно купить или арендовать.
5. Исследуйте конкурентов. Изучите рынок и держите прайс услуг в среднем диапазоне в местности, в которой работаете.

Придайте смете максимально презентабельный вид, используйте профессиональный бланк, а не просто распечатку из Excel. Это придаст сметной документации профессиональный вид, даже если она касается обычной починки водопровода. Не забудьте предупредить клиента, что указанная в смете цена может оказаться выше, опишите наиболее вероятные причины и сценарии удорожания.

Своевременно составленная смета, которая максимально учитывает пожелания клиента, поможет получить новый заказ. Смета необходима не только заказчику, но и самому исполнителю, так как служит важным ориентиром при выполнении работ.