Что такое апостиль и для чего он нужен

Юридические документы на международном уровне легализуются с помощью апостиля — специального штампа. Юрист Ирина Дробязкина объяснила значение апостиля, как и когда к нему прибегают. Издание «Руководство по апостилю» раскрывает основную идею, смысл и международные требования к этому стандарту.

Что такое апостиль и его разновидности

Что такое апостиль? Апостиль — это специальный штамп (сертификат), который удостоверяет подлинность подписей и печатей официальных лиц на таких публичных документах, как постановление суда, свидетельство о рождении, аттестат и любой другой документ, предоставленный уполномоченным агентством или консулом.

Существует несколько версий того, как возникло само понятие «апостиль». «Апостиль» происходит от французского слова «apostiller», которое в переводе означает ‘пометки на полях’. То есть, если поставить апостиль на свидетельство или диплом, документ становится помеченным. Латинский вариант происхождения термина близок к французскому — «postilla» и «post illa», что переводится как ‘пояснение’ и ‘пометки’. Для обозначения апостилирования рассматривалось два варианта названия — «засвидетельствование» и «апостиль». Предпочтение было отдано второму за новизну и оригинальность звучания.

С 5 октября 1961 года апостиль удостоверяет документы и не требует дополнительной легализации в зарубежных странах-участницах Гаагской конвенции, среди которых более 110 государств, в том числе Россия, Молдова, Румыния, Украина, страны ЕС.

Как выглядит апостиль? Официально признанный Гаагской конвенцией апостиль должен быть квадратной формы, одна сторона которого не менее 9 см. Однако в некоторых странах есть визуальные отличия, но утвержденные параметры соблюдают, чтобы не было отклонений при рассмотрении заверенных документов в других государствах.

Допустимо, чтобы дизайн отличался цветом, шрифтом и добавлением логотипа компетентного агентства или органа. Во избежание путаницы в странах, где действует более одного компетентного органа, дизайн обязательно согласовывают. В качестве дополнения к заголовку текст апостиля должен быть заполнен на языке действующего компетентного органа. Название «апостиль» обязательно пишут на французском языке с пометкой «от 5 октября 1961 Гаагская конвенция».

В книге Ирины Дробязкиной «Международный гражданский процесс» указано, что правильно заполненный апостиль подверждает на высшем уровне подпись и роль лица, подписавшего документ, достоверность печати и штампа, которыми скреплен заверенный документ. Если есть апостиль, не нужны никакие другие дополнительные заверительные документы или подписи.

Различают два вида апостиля:

1. Традиционный в форме мастичного штампа — представляет собой оттиск печати с последующим печатным или рукописным заполнением. Допустимы исправления с подтверждающей подписью официального лица, которое заполняет данные при оттиске. Чтобы заказать традиционный апостиль, достаточно отправить бумаги заказным письмом или принести документ в соответствующее ведомство.
2. Электронный апостиль — эквивалент печатного традиционного апостиля. В электронной версии штамп ставится с помощью двумерного штрихового кода. Апостиль в кодированном виде будет содержать все необходимые записи, сделанные в реестре. Заказать электронный апостиль можно в центре легализации и апостилирования.

Продолжительность действия апостиля в некоторых случаях достигает 6–12 месяцев. При этом необходимо всегда уточнять срок действия не в стране, в которой удостоверяете документы, а в государстве, где собираетесь применить документ.

Зачем нужен апостиль и где его можно сделать

Апостиль как международная стандартизированная форма может быть предъявлен на территориях стран, признающих подобную форму легализации.

Для чего нужен апостиль? Апостиль нужен для оформления личных документов граждан, деловой документации, переводов и копий, которые заверены нотариусом. Штамп отражает законность официальных документов, удостоверяет подлинность подписи должностного лица, но по международным требованиям не подтверждает достоверность содержания бумаги.

Конвенция дала возможность государствам определять приемлемость и преемственность официальных документов, но доказывать правильность и подлинность акта обязаны компетентные органы страны назначения. Иными словами, апостиль сам по себе никак не влияет на доказательную силу действующего официального документа.

До введения апостиля для легализации документа за границей была нужна дополнительная проверка, что создавало множество бюрократических сложностей и занимало много времени. Государства стали требовать, чтобы происхождение документов и их подлинность из зарубежного государства было удостоверено юридическим лицом, которому уже знаком данный документ. В связи с этим возникла необходимость в особом методе, с помощью которого печать, подпись, штамп на официальном документе были бы заверены как подлинные, то есть апостилированы.

В «Руководстве по апостилю» указано, что конвенция об апостиле не ограничивает каким-либо сроком проставление апостиля после официального оформления основного документа. Какие документы подлежат апостилированию? Решением конвенции могут быть апостилированы 4 категории официальных и публичных документов:

• административные акты: свидетельства о браке, смерти и рождении, дипломы и аттестаты, выданные государственными заведениями, полицейские и уголовные досье, медицинские сертификаты, выписка из официальных реестров, справка о несудимости;
• документы, которые выдаются органами, связанные с судом или трибуналом;
• нотариально заверенные акты;
• официальные сертификаты.

Официальность акта определяется государственными органами, которые выдали документ. Апостиль не распространяется на консульские и дипломатические документы, а также на бумаги, которые касаются коммерческих и таможенных процедур.

Где ставят апостиль? Апостиль выдается компетентными органами, например в Министерстве иностранных дел, Министерстве образования, Министерстве юстиции. Органы назначаются каждым государством-участником Конвенции с учетом тех функций, которые уполномочены применять апостиль.

Государство имеет право самостоятельно наделять компетентные органы определенным именем и номером. Среди функций компетентных органов есть следующие:

• проверка подлинности акта;
• проставление апостиля;
• регистрация каждого отдельно взятого апостиля в специальном реестре.

Функциональность конвенции зависит от профессионализма компетентных органов. Существует ряд причин, когда может быть отказано в апостиле. Чтобы избежать ошибок и сэкономить время, лучше всего обратиться в многофункциональный центр, чтобы получить профессиональную помощь.

Если необходимо предъявить документы в другой стране, обязательно поставьте на бумагах апостиль. Тогда бумаги будут легальны в любом из государств-участников Гаагской конвенции.